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一位设计从业者的远程办公建议
垒知科技集团


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2020-02-21 10:14 查看他的注册信息   查看他的Blog 给他发送悄悄话 引用并回帖 搜索他发表的帖子 复制到剪贴板. 
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一位设计从业者的远程办公建议
前言:2020年的春节注定将是一个难忘的春节,突如奇来的疫情打消了所有人过节的心情,也打乱了大家对于2020年的计划。每个人都面临着病毒传染的恐慌,不敢踏出家门一步。疫情总会过去,春天终将到来。但在这之前,我们设计企业如何解决复工难的问题,具体工作如何开展?我们邀请到一位专业人员,有着多年的建设行业从业经验,请他分享出自己的经验, 希望能帮助大家解决一些实际的问题。

笔者从事工程建设行业近10年,经历过从建筑设计到总包管理工作,对IT行业新兴产品接触程度也比较高,从2014年起,笔者就开始尝试将工作搬到网上,逐渐开始对协同产生兴趣,在企业推动设计协同过程中,参与了一些企业内部的信息化建设,也跟随企业尝试了各种类型的存储和文件协同方案。尤其IT团队的敏捷开发、瀑布开发也做了很多学习,软件研发的协同工作跟勘察设计的协同工作其实还是比较类似,后来担任相关职务以后,也对团队协同也进行了一系列的尝试。
我自己的团队,由于大部分成员经常需要去现场,在家办公的比例也比较高。现在也基本做到了云上协作,云计算远程办公的方式,之间的协作方式也偏向于一个OKRs的协作方式(有机会再讲讲OKRs:目标管理的方法)。
现在疫情形势严峻,特分享一下个人线上办公、网上协同方面的经验。
我主要分为几大类:IM类、存储类、个人/团队知识库、虚拟化、团队协同。
IM类
IM的全程是instant messaging,即时通讯。
可以说IM是伴随着各个行业的信息化不断提升的一个重要领域。从最开始的QQ,到有些公司内部使用飞秋,到后来的微信,再有些企业上邮件系统,上定制的系统,这一切都是解决一个核心的问题:沟通。
这里我把我们之间的沟通交流分为两种:强沟通和弱沟通。
弱沟通即我们平时使用QQ、微信等工具,大家点对点或者在一个群组里讨论问题,需要及时和量大地传递信息。比如使用QQ、微信,使用电话进行沟通。
强沟通则是传递我们最重要的信息,需要留档及今后查阅的信息,需要我们用更简练、高效的途径,比如使用邮件。建议这里就结合邮件系统,涉及到关键节点和文件的交付,邮件传达,公司有邮件系统的使用企业邮箱,没有条件就使用QQ邮箱或其他邮箱。
另外视频会议也是目前大家在家办公的一个急切需求了。这里其实是可以归为一个弱沟通的范畴内,是一个强化版的群组讨论,不建议再使用QQ或者微信进行会议,QQ或者微信只针对点对点的视频需求,有比较好的表现,超过3、5个人的会议是需要强大的带宽和服务器支撑的。
不过现在疫情阶段,也有大量企业推出了视频会议方案,这里我们尝试的是使用welink。welink毕竟是华为一直以来内部使用,孵化到对外的服务。华为自身企业员工遍布全球,已经经过长时间的考验,对于各种异地的视频会议支持也较好一些。

存储类
文件存储管理,是我们进行线上办公和团队协同的基础。
笔者最早是希望能在办公室和家中能够做到文件的无缝切换,也尝试了很多方法。
最初使用U盘同步工具,每天下班回家前或者家中办公完成后,使用软件同步工作文件夹。后来各个厂商推出网盘后,也试用了各种类型同步盘用做个人工作文件的存储。腾讯的微云、坚果云、百度同步盘等等都使用过。
这里要区分一下同步盘和网盘的区别,网盘就是目前百度网盘的形态,所有文件均在app或PC软件界面中展示,需要使用某个文件的话,就需要下载下来,对于文本、图片、视频有的网盘支持在线预览。但我们正常工作处理交付的文件,大多是需要下载到本机处理的,所以网盘的型式不是很适用。
列举一个很典型的使用场景:
需要几个人远程协作进行二维协同时,没有局域网,也没有搭建服务器来存储文件,这时候同步盘就是一个非常方便的工具。
邀请他人一起管理一个项目同步文件夹,大家直接把各自专业的图纸放到同步盘中,每个人编辑各自的图纸,完成后会自动同步到网络上,协同的时候相互参照,大家各自编辑自己的模型,需要其他人更新的时候,只需要重新载入一下就可以查看他人最新的成果。
但大部分同步盘收费是根据流量收费,如果工作文件较多,成本还是比较高。
我目前则是使用企业定制的网盘系统,加载到PC上,就和正常硬盘的一个盘符一样,使用处理保存后,自动上传到部署在公司内的服务器上,同时也支持其他同事的访问和修改。版本管理也十分便捷,只要保存了,想返回以前的版本,可以直接选择调取。
对于网速,则是取决于自己的带宽。一般10M以内的文件,在4G的环境下基本可以达到秒开。我们曾经在外业采集实景数据,直接在路上就传到网盘上,结合内业的电脑,或者虚拟化的电脑就可以立即进行分析处理了。
对外分享文件也比较方便,生成链接给对方,会收到一个类似百度网盘的链接,对方直接选择下载就可以拿到文件,不用QQ或微信点对点的传文件。

个人/团队笔记软件
记笔记我们可谓是从上小学一直到现在工作一直陪伴着我们的技能,从写日记、课堂笔记到错题集,到现在流行的手帐和云笔记。
这里还是推荐大家使用流行的各种云笔记。好处就太多了,写入方便、检索方便、多平台查阅等等,每一点都能展开说很多。常用笔记软件如:Wiz、Evernote、有道云笔记、OneNote
比如我一直以来使用的为知笔记,一款优秀的国产笔记软件。
从2012年使用至今,已经有近上万条笔记内容。大到各种工作文档,小到手机随手拍的一张图片,从近期学习的各种照片集,到以前在设计院各位老总给的审图意见,再到收集游戏攻略,无论PC端还是移动端,都能很快搜索到。但现在我转为使用Evernote,因为目前的笔记实在太多,为知还是比较结构化的管理,Evernote的管理、搜索能力更强,更适合大量笔记的管理。
为知轻量化很好,Evernote可以搜索图片上的文字,有道云笔记的语音功能非常好用,OneNote的手写功能和体系都非常强大。这里不是推荐某一款具体的笔记软件,每一款笔记软件都有自己独到的功能。
重要的是需要建立适合自己的笔记体系。是一个知识收集型的笔记,还是自我管理总结,甚至团队知识wiki库,需要个人在使用的过程中不断形成。
例如我的工作笔记大体是收集-整理-使用,这样一个过程。
收集:地铁上顺便写下工作计划,白天随手拷贝一段文字,下午听课手机拍摄的几张PPT讲义,交流时聊天语音记录实时转化为文字笔记,到晚上躺在床上在微信看到一篇不错的文章推送到笔记软件。都是我们知识的来源。
整理:每隔一段时间需要对自己的笔记进行回顾、分类、完善,及时将自己的想法添加进笔记。
应用:check工作计划,各场景下搜索个人笔记帮助工作生活,笔记分享给他人,这些都是笔记的基本应用。

云平台/远程设计办公
在家中、在办公室、在XXX地方,如何做到我们的PC系统环境完全相同?即使存储做到了,每台电脑上的软件安装、配置的同步都是一个问题。
云平台可以说是一个终极解决方案。
我所在公司大概在16年投入了一台HGBC服务器作为企业私有云,没错,就是我们天天看到的阿里云、华为云之类的云,只不过阿里云华为云是公有云,部署在公网之上,企业自行购买部署的即私有云。
相当于所有的计算力放在集中式的服务器中,而客户端只需要一个配置比较低的设备,和显示器,然后客户端同时将我们的鼠标键盘出的指令返回给服务器的系统中,终端只是显示我们放在服务器中的“系统”。
这样,我们可以不受设备的限制、不受距离的限制,无论用什么终端,我们都是使用的同样一个电脑系统,访问的同样一个存储系统,一下很多问题都迎刃而解。
在办公室,用PC打开云平台进行工作,回到家或出差,打开笔记本打开云平台继续工作。甚至有些紧急的工作,我们使用iPad、或者手机,也可以应一下急,而且也比VPN访问更加安全。
唯一需要注意的是虚拟化云平台比较依赖网络影响。一般的情况下,家用20M带宽、4G网络都基本达到流畅进行CAD工作。最远距离,我曾在上海参会,访问公司的云平台服务,进行审图工作,保持在100ms的延迟,也能接受。
另外很大的优势,就是服务器计算资源的利用。有时候进行结构时程分析,或者建筑专业去进行渲染,或者现在流行的实景建模处理,都需要固定电脑进行长时间的运算。所以我经常会一个云平台进行正常工作,另外开一个云平台进行集中计算分析的工作,相当于开了两台电脑互不影响。
另外,有一些公有云也对个人提供了方案,如果个人希望使用云计算的方案了话,不是很建议使用这种类型,成本非常高,配置一般都是办公配置,鲜有针对CAD/渲染等针对行业的配置。
如果企业希望部署私有云,那么一定要选择成熟的产品,建筑设计行业需要针对CAD、SU等行业软件进行适配,如果有其他大型计算,如渲染、有限元、实景建模,还需要做另外的配置,包括合适的存储方案,不是一般通用的私有云配置能够支撑的。

轻量协同平台
说到To Do List,也就是待办事项清单。记笔记是对过去的一种整理总结,To Do List 就是对未来的规划。
单纯的事项整理软件平台都很多,基本所有的笔记软件都有这样的功能,也可以通过思维导图软件拆分最近要做的事情,还有传统笔记手帐。
现在要谈的是,团队轻量化的“To Do List,帮助整个团队如何规划和完成自己的任务目标的轻量化的协同平台。
不同于OA,也不是很多企业自己定制的项目管理平台,这些大多站在管理者的角度从大方面来进行公司的运作,我们所提的轻量协同平台可以作为他们的补充在更细微的工作进行工作管理。
现在很多轻量协同平台提倡的是一种敏捷协同,其概念来源于“敏捷开发”。在敏捷开发中,软件项目在构建初期被切分成多个子项目,各个子项目的成果都经过测试,具备可视、可集成和可运行使用的特征。换言之,就是把一个大项目分为多个相互联系,但也可独立运行的小项目,并分别完成,在此过程中软件一直处于可使用状态。
其实建设行业的很多业务也类似于一个产品的开发过程,而我们的产品是一套施工图,或是建设一栋大楼,工作内容也比较复杂,牵扯的人和主体也非常多,事情多起来就难以区分主次任务目标了。使用轻量的协同平台,指定大小目标,再将具体工作梳理细分到每个成员,团队成员也互相知晓相互的工作更及时地调整工作和反映问题。轻量化的协作平台注重的是协作和敏捷更适合于小团队的协同。



例如我之前在一个设计项目上的团队协作的一张截图,利用的是Teambition进行协同,目前市面上的类似协同平台有非常多,比较常见的有Worktile、Teambition、Tower、明道等等,我自己试用过的有Teambition和Worktile。
Teambition的优势在于功能丰富,权限管理更加丰富,Worktile稍微轻量一些,毕竟大多数公司还有OA等其他管理平台,如果在协作上投入精力过重,反倒是另一个极端。我们需要根据自身团队需求和深度选择合适的协作平台。

如果对BIM也有要求了话,在工程行业也有一些轻量协同平台,比如Revizto。
这种类型的平台,围绕着一个项目的信息化模型而展开各方面的工作,可以理解为是一个问题梳理和分发处理的平台。比如,在设计阶段进行设计管理,或者是进入施工阶段,对施工质量、安全等进行管理,就可以使用这种基于模型的轻量化协同平台。不论设计还是施工,问题总是很容易发现,但问题发现过后,如何处理,谁来处理,解决得怎么样,形成问题的闭环,这是我们更需要关注的事情。
如果使用Revizto,我们在建立好BIM模型后,提供了一个平台及一系列工具,辅助我们去发现各式各样的问题,在二维图纸和三维模型中进行标注。标注完成后再进行问题的分类、分发,指定给相应的人去解决,实际问题解决后,又通过截图、照片抑或文档,再返回到平台,这样形成了问题闭环,才算是解决了问题。

总结
这次疫情比较严峻,可能很长时间大家都会处于这样一个状态。对于各个行业,包括我们设计行业的企业都面临着巨大的困难,如何尽快开展工作,尽可能的把业务损失降到最小,是我们眼前最迫切需要解决的问题。我个人,也已经以这样的方式工作或协作5年多了,所以希望以上总结的内容能给大家带来一些启发。

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